Kai kompiuteriai tampa mokyklos galvos skausmu
Privati mokykla „Pažinimo medis” Vilniuje susidūrė su problema, kurią puikiai žino daugelis švietimo įstaigų – kompiuterių gedimų lavina. Mokytojams nuolat trūkdavo įranga pamokų metu, IT specialistas paskęsdavo skubių kvietimų sraute, o administracija stebėjo, kaip remonto sąskaitos auga kaip ant mielių.
Mokykloje dirba 45 mokytojai, mokosi 380 vaikų, o kompiuterinės technikos parkas – 120 įrenginių: nešiojamieji kompiuteriai, stacionarūs kompiuteriai kompiuterių klasėse, interaktyviosios lentos, planšetės. Kiekvieną savaitę pasitaikydavo 15-20 gedimų ar problemų. Kartais pamokos tiesiog nevykdavo, nes mokytojas negalėdavo paleisti prezentacijos ar prisijungti prie projektorių.
Mokyklos direktorė Rasa Petrauskienė prisimena: „Buvo dienos, kai jaučiausi tarsi gaisrų gesintojas. Vienas mokytojas skambina, kad užstrigo kompiuteris, kitas – kad neveikia Wi-Fi, trečias – kad dingo visi failai. Mūsų IT specialistas Tomas tiesiog nespėdavo visur.”
Problema buvo gilesnė nei atrodė
Kai mokyklos vadovybė ėmė gilintis, paaiškėjo, kad chaosas yra daug didesnis nei manyta. Nebuvo jokios sistemos – nei kaip registruojami gedimai, nei kaip planuojama profilaktika, nei kaip sekama, kokia įranga kur yra.
Tomas, vienintelis IT specialistas, dirbo reaktyviai. Laukė, kol kas nors pasiskųs, tada bėgdavo taisyti. Jokių įrašų, jokios statistikos, jokio planavimo. Kai kurie kompiuteriai nebuvo atnaujinti mėnesius, antivirusinės programos buvo pasibaigusios, o kai kuriuose įrenginiuose vis dar sukosi Windows 7.
„Aš tiesiog nespėjau”, – sako Tomas. „Kai taisai vieną kompiuterį, jau skambina dėl kito. Neturėjau laiko net suplanuoti normalios priežiūros. Viskas buvo ‘gesink gaisrus’ režime.”
Mokykla kasmet išleisdavo apie 8000 eurų remontams ir naujoms dalims. Bet blogiausia buvo ne pinigai – buvo prarastos pamokos, nusivylę mokytojai ir mokiniai, kurie negalėjo naudotis šiuolaikinėmis technologijomis.
Sprendimas, kurio niekas nesitikėjo
Vasarą mokyklos vadovybė nusprendė: reikia sistemos. Ne daugiau žmonių, ne daugiau pinigų – reikia tvarkos ir plano. Pradėjo ieškoti sprendimo ir užklupo kompiuterių priežiūros valdymo sistemą.
Iš pradžių Rasa skeptiškai žiūrėjo į dar vieną „programą”. „Maniau, kad tai bus dar vienas sudėtingas įrankis, kurį niekas nenaudos. Bet kolegos iš kitos mokyklos pasidalino savo patirtimi – jie panašią sistemą naudoja jau pusantrų metų ir rezultatai stulbinantys.”
Rugpjūtį, prieš prasidedant mokslo metams, mokykla įdiegė sistemą. Procesas užtruko dvi savaites – reikėjo inventorizuoti visą techniką, įvesti duomenis, apmokyti darbuotojus. Tomas iš pradžių manė, kad tai bus papildoma našta, bet greitai suprato, kad tai – išsigelbėjimas.
Sistema leido:
- Registruoti visus gedimus vienoje vietoje
- Sekti kiekvieno įrenginio istoriją
- Planuoti profilaktinę priežiūrą
- Matyti statistiką ir tendencijas
- Automatiškai priminti apie būtinus patikrinimus
Pirmieji mėnesiai – iššūkiai ir pergalės
Rugsėjis prasidėjo su nauja tvarka. Visi mokytojai gavo instrukcijas: jei kažkas neveikia, užpildai trumpą formą sistemoje. Ne skambini Tomui, ne rašai el. laiško, ne šauki koridoriuje – tiesiog užpildai formą.
Pirmąją savaitę buvo maišaties. Mokytojai įpratę skambinti, dabar turėjo prisijungti prie sistemos. Kai kurie protestavo: „Kam dar viena programa? Greičiau paskambinsiu!” Bet vadovybė buvo principinga – visi gedimai tik per sistemą.
Po dviejų savaičių prasidėjo magija. Tomas galėjo matyti visus gedimus viename ekrane, nustatyti prioritetus, planuoti savo dieną. Jis nebepaskęsdavo chaose. Matė, kad trys kompiuteriai turi panašią problemą – vadinasi, galbūt tai ne atsitiktinumas, o sisteminis dalykas.
Spalio mėnesį Tomas pastebėjo tendenciją: penki nešiojamieji kompiuteriai iš vienos klasės nuolat lūždavo. Anksčiau jis tiesiog taisydavo ir negalvodavo. Dabar, matydamas statistiką, nusprendė išsiaiškinti. Pasirodė, kad mokiniai kompiuterius nešiojosi be apsauginių dėklų ir mėtydavo į kuprinės dugną kartu su vadovėliais. Problema išspręsta įsigijus dėklus – gedimų skaičius iškart sumažėjo.
Profilaktika – raktas į sėkmę
Lapkritį mokykla pradėjo tai, ko anksčiau niekada nedarė – profilaktiką. Sistema automatiškai priminė Tomui, kuriuos kompiuterius reikia patikrinti, kuriuose atnaujinti programinę įrangą, kuriuose išvalyti dulkes.
Tomas sukūrė grafiką: kiekvieną savaitę sistemiškai tikrina 10-15 kompiuterių. Tai užtrunka 3-4 valandas, bet rezultatai akivaizdūs. Problemos aptinkamos anksčiau, kol jos nevirto rimtais gedimais.
Pavyzdžiui, viename kompiuteryje pastebėjo, kad kietasis diskas pradeda lėtėti. Anksčiau būtų laukęs, kol visiškai suges, tada skubiai keitęs, prarandant duomenis. Dabar pakeitė iš anksto, duomenis perkėlė – jokių problemų, jokio streso.
Sistema taip pat leido sekti garantijas ir licencijas. Tomas žinojo, kurie įrenginiai dar garantijoje, kuriems baigiasi antivirusinės programos licencija. Anksčiau tai buvo chaosas – kartais remontuodavo įrenginį, kuris dar garantijoje, nors galėjo siųsti gamintojui nemokamai.
Skaičiai, kurie kalba patys už save
Po šešių mėnesių mokykla padarė analizę. Rezultatai pranoko lūkesčius:
Gedimų skaičius:
Prieš sistemą – vidutiniškai 18 gedimų per savaitę. Po sistemos įdiegimo – 3-4 gedimai per savaitę. Tai 80 procentų sumažėjimas.
Remonto išlaidos:
Prieš sistemą – apie 8000 eurų per metus. Po sistemos – prognozuojama apie 3500 eurų. Sutaupymas – 4500 eurų.
Tomo darbo efektyvumas:
Prieš sistemą – 90 procentų laiko skubūs remontai, 10 procentų profilaktika. Po sistemos – 40 procentų skubūs remontai, 60 procentų profilaktika ir planiniai darbai.
Mokytojų pasitenkinimas:
Prieš sistemą – nuolatiniai skundai, pamokų trukdymai. Po sistemos – 95 procentų mokytojų teigia, kad technika veikia patikimai.
Bet svarbiausias rodiklis – prarastų pamokų skaičius. Prieš sistemą per mėnesį būdavo 10-15 atvejų, kai pamoka negalėjo įvykti normaliai dėl techninių problemų. Po sistemos – 1-2 atvejai per mėnesį, ir dažniausiai tai buvo greitai išsprendžiama.
Ką mokykla išmoko ir ką pataria kitoms įstaigoms
Rasa dabar dalijasi patirtimi su kitomis mokyklomis. Jos patarimai paprasti bet veiksmingi:
Pradėkite nuo inventorizacijos. Negalite valdyti to, ko nežinote. Mokykla „Pažinimo medis” praleido savaitę tiesiog surašydama visą techniką, jos vietą, būklę. Tai buvo nuobodu, bet būtina.
Įtraukite visą komandą. Sistema veiks tik tada, kai visi ja naudosis. Mokykla surengė tris mokymus mokytojams, parodė, kaip paprasta pranešti apie problemą. Dabar tai užtrunka 30 sekundžių.
Būkite principingi. Pirmąsias savaites kai kurie mokytojai vis tiek bandė skambinti Tomui tiesiai. Jis mandagiai nukreipdavo į sistemą. Po mėnesio visi įprato – ir visiems tapo lengviau.
Naudokite duomenis. Sistema – ne tikslas, o įrankis. Tomas kas mėnesį analizuoja statistiką, ieško tendencijų. Tai padeda priimti protingus sprendimus – pavyzdžiui, kokius kompiuterius pirkti, kokių problemų tikėtis.
Investuokite į profilaktiką. Tai atrodo kaip papildomas darbas, bet iš tikrųjų taupo laiko. Geriau praleisti valandą per savaitę tikrinant kompiuterius, nei tris valandas skubiai taisant sugadintą įrenginį prieš svarbią pamoką.
Kai technologija tarnauja žmonėms, o ne atvirkščiai
Šiandien, praėjus metams po sistemos įdiegimo, mokykla „Pažinimo medis” yra visiškai kitoje vietoje. Tomas nebeatrodo kaip išsekęs gaisrų gesintojas – jis planuoja, analizuoja, tobulina. Mokytojai pasitiki technika ir drąsiai naudoja ją pamokose. Mokiniai gauna kokybišką šiuolaikišką mokymą be nuolatinių techninių sutrikimų.
Rasa sako: „Mes nesame IT kompanija. Esame mokykla. Technologija turi padėti mums mokyti vaikus, o ne tapti galvos skausmu. Sistema mums tai leido pasiekti.”
Įdomiausia, kad mokykla dabar net planuoja plėstis. Anksčiau mintis įsigyti daugiau technikos kėlė baimę – kaip valdysime dar daugiau įrenginių? Dabar, turėdami sistemą, jie žino, kad gali augti be papildomo streso.
Kitos mokyklos Vilniuje jau domisi „Pažinimo medžio” patirtimi. Kai kurios jau pradėjo diegti panašias sistemas. Tai nėra raketų mokslas – tai paprasta, sisteminga, protinga techninės įrangos priežiūra.
Jei jūsų mokykloje ar įstaigoje kompiuteriai nuolat genda, IT specialistas paskendęs darbuose, o remonto sąskaitos auga – galbūt laikas ne pirkti naujų kompiuterių, o pradėti normaliai prižiūrėti tuos, kuriuos turite. „Pažinimo medis” įrodė, kad tai įmanoma, efektyvu ir atsiperkanti. Kartais didžiausia inovacija – ne nauja technologija, o paprasta tvarka ir sistema.
